fbpx

Support

Manualer för administratörer

1. Skapa team Klicka här

2. Skapa användare Klicka här

3. Skapa användare för visselblåsning Klicka här

4. Att bjuda in användare Klicka här

5. Appinställningar Klicka här

6. Kom igång med chatten Klicka här

7. Kom igång med nyhetsflödet Klicka här

8a. Skapa knappen för viktig information Klicka här

8b. Skapa inlägg för viktiginformation Klicka här

1. Skapa team

Det första du ska göra för att komma i gång i ngager är att skapa dina team. Ett team i ngager är en logisk grupp som ska nås av riktad information. Det kan vara avdelningar, grupperingar eller organisatoriska enheter. På ett hotell hade personalen t ex delats in i reception, städ, restaurang, administration och ledningsgrupp. En medarbetare som arbetar på flera avdelningar kan vara med i flera team. Det är också klokt att sätta upp ett team för alla medarbetare samt ett testteam där du och ett fåtal medarbetare ingår för att kunna testa de funktioner du konfigurerar.

Tänk noga igenom vilka team som är relevanta för dig, för i nästa steg ska du skapa en lista där du anger vilka team du vill att medarbetarna ska ingå i. Det går givetvis att skapa team och ändra teammedlemskap i efterhand men det kräver att du redigerar användare för användare i så fall.

 

2. Skapa Användare

När du skapar användarna kan du bulkimportera alla användare som är underställda en teamledare, dock måste ledarna skapas först som enskilda användare. Detta gör du i användaradministrationen och det allra enklaste är att skapa användarna i hierarkisk ordning med högsta ledare först.

Fyll i följande fält som ett absolut minimum:

·         Username (detta ska alltid vara mailadressen)

·         Email (samma som username)

·         Förnamn

·         Efternamn

·         Tilldela en rättighet genom att välja en roll under rubriken Assign Role. Alla teamledare ska vara SEGMENT_ADMIN. Övriga rättigheter tas upp under andra punkter i manualen.

·         Ange vilka team som användaren ska ingå i.

·         Ange teamledarens närmsta chef i fältet Reporting to manager och exempelvis ngageradministratören i fältet Assistant manager. Reporting to manager-fältet är obligatoriskt för alla användare utom högste chefen.

·         Tryck på Spara utan att skicka en inbjudan. Den skickas först när du gått igenom appinställningarna för olika funktioner.

Du får gärna fylla i övriga fält också givetvis, till exempel telefonnummer om du vill kunna skicka en inbjudan till ngager via SMS.

3. Skapa användare för visselblåsning

Det finns en speciell roll som bara kan innehas av en användare per instans och det är visselblåsaranvändaren.

–          Skapa en användare via Quick add user.

–          Ange e-postadressen dit anmälningarna ska sändas som både Username och Email. Denna adress måste vara unik då e-postadresser bara kan användas på en användare i systemet. Det innebär att om det är en intern person som ska ta emot anmälningarna bör det finnas ett annat mailkonto eller alias på den här personens mailkonto som kan användas för visselblåsning. Detta för att användaren redan finns i systemet med sin vanliga e-postadress.

–          Döp den till Visselblåsare/Whistleblower under för- och efternamn(förslagsvis)

–          Tilldela användaren rollen som heter INSTANCE_HR.

–          Om du har skapat ett team för alla användare så räcker det med att lägga med användaren i det teamet.

4. Att bjud in användare

Om du redan har aktiverat ett antal funktioner i appen kan det nu vara läge att bjuda in alla användare, annars är det bättre att vänta tills du känner dig redo. Du kan bjuda in enstaka användare genom att gå in på Users och klicka på respektive användare, men här visar vi hur du gör för att bjuda in alla användare eller enstaka team.

5. Appinställningar

För att aktivera funktioner i appen behöver du gå till appinställningar. Du har kanske inte bestämt än vilka funktioner som ska vara aktiva direkt men två funktioner finns aktiverade från början: chatt och det sociala flödet. I det här kapitlet går vi igenom hur du aktiverar funktioner i appen och påverkar utseendet. Börja med att klicka på ikonen App Settings ute i vänstermarginalen. Du kommer först till avdelningen Menu Settings.

Här väljer du först vilket team som ska ha tillgång till funktionen. Många funktioner ska ju användas av alla medarbetare men du har alltså möjlighet att styra tillgången på teamnivå.

Du kan också ändra rubrik på ikonerna genom att klicka på pennan till höger om Drag App Feature. Nu kan du skriva på raderna under ikonerna och när du är färdig klickar du på disketten(!) i högra hörnet.

När du döpt alla funktioner till vad du vill att de ska heta kan du dra in dem i appfönstret en i taget. Du kan också välja placering på knapparna genom att dra dem till önskad plats. Kom ihåg att spara alla förändringar. Vi hänvisar till den här proceduren i kommande kapitel när vi går igenom funktioner som har egna knappar.

Längst till höger på skärmen kan du förändra utseendet i appen (rubriken Theme configuration). Tänk på att ha webklienten och appen tillgänglig så att du testar hur förändringarna slår igenom. Följande inställningar är möjliga att göra:

·         Logo: Här kan du välja vilken logo som ska synas centrerad överst i appen.

·         Main color: detta är den grundläggande temafärgen som går igen i de olika funktionerna (textfärg, bakgrundsfärg mm beroende på funktion)

·         Background color: denna inställning avser bakgrundsfärgen i webklienten, och du kan välja färg fritt eller ange färgkod hexadecimalt eller RGB.

·         Background opacity: i webklienten påverkas bakgrundens transparens. Om värdet är lågt ökar transparensen, om det är högt minskar transparensen.

·         Background overlay color: kantfärgen i bågen nertill i appen.

·         Background overlay opacity: här påverkas transparensen i bågen nertill i appen. Om värdet är lågt ökar transparensen, om det är högt minskar transparensen.

·         Background image: bakgrundsbild. Tänk på att ha en bild som passar ihop med funktionsikonerna, dvs det är lämpligt att inte ha en alltför detaljerad bild.

·         Background image opacity: transparensen i bakgrundsbilden i appen. Om värdet är lågt ökar transparensen, om det är högt minskar transparensen.

·         Icon background color: bakgrundsfärgen i funktionsikonerna.

·         App icon background opacity: transparensen i bakgrundsfärgen i funktionsikonerna. Om värdet är lågt ökar transparensen, om det är högt minskar transparensen.

·         Icon color: färgen på ikonen i funktionsikonerna.

·         Item text color: färgen på texten under funktionsikonerna.

Kom ihåg att spara efter varje ändring. När du kontrollerar hur det slår igenom måste du uppdatera sidan på webben (F5) eller logga ut och in igen i appen.

User field settings

Här visar du vilken personlig information som ska synas i appen. Användarna kan själva redigera informationen under Min profil – Ändra inställningar och andra användare kan se informationen t ex när man klickar på en person i chatten.

(Det finns två andra avdelningar under App settings: Features settings och Translations, men dessa är i skrivande stund under utveckling och vi avråder från att laborera med dessa avdelningar.)

6. Kom igång med chatten

Chattfunktionen är aktiverad från start. Du kan chatta både i appen och i webklienten.

 

7. Kom igång med nyhetsflödet

Nyhetsflödet är också aktiverat från start och du kan läsa och göra inlägg både i appen och i webklienten. Du kan själv definiera hur du vill att ditt företag ska arbeta med nyhetsflödet men vår rekommendation är att du använder den för att skapa gemenskap och sprida glädje.

Du kan skriva text och bifoga filmer och foton och du kan välja vilka team som ska kunna ta del av inlägget. Därför är det bra att ha ett team där alla medarbetare ingår. De som läser inlägget kan gilla inlägget genom att klicka på hjärtat eller kommentera inlägget genom att trycka på pratbubblan. OBS! Det skapas inga notiser om inlägg i flödet men det kommer notiser till författaren vid svar och ”gilla”.

8a. Skapa knappen för “Viktig information”

Funktionen Public Info skiljer sig från nyhetsflödet i det att du kan se vem som tagit del/inte tagit del av informationen. Du kan också styra informationen till särskilda team och välja ett datumspann då informationen ska vara synlig. När du skapar ett inlägg på Public Info genereras en pushnotis till appen. Det vanligaste användningsområdet för Public info är att informera om särskilda eller extraordinära händelser samt info från ledningen. Det är viktigt att känna till att endast team_admin och instance_admin har möjlighet att publicera info den här vägen. (I exemplet kallar vi det för ”Viktig info”.)

8b. Skapa inlägg i “Viktig information”

Du kan göra inlägg både från appen och webklienten. I appen trycker du på knappen Viktig info (eller vad du döpt den till) och trycker på plustecknet för att göra ett inlägg. På nästa skärm har du möjlighet att ladda upp ett dokument (videoinspelning eller pdf-fil), därefter väljer du vilka team som ska nås av informationen. Skriv en titel och en text (beskrivning) och välj i vilket datumspann informationen ska vara synlig, klicka sedan på Skapa. Det är viktigt att veta att beskrivningstexten inte kan vara alltför lång, begränsningen är 2000 tecken.

Manualer för användare

Hur man gör en utbildning via appen

Som användare i appen kan du här se steg för steg hur du gör din utbildning.

Felanmälan

    Fjärrhjälp

    Om du har ett problem eller behöver guidning i någon funktion har vi möjlighet att koppla upp oss på din enhet för att se hur systemet ser ut på din telefon eller dator. Vi använder oss av AnyDesk som kan hantera nedanstående system. Surfa till den här sidan ifrån enheten du vill ha hjälp med och klicka på aktuell länk så kommer du vidare. För telefoner blir du omdirigerad till din appbutik där du laddar ned appen och för datorer laddas det ned ett program som du kör och följer instruktionerna. Ingenting installeras i datorn och när du stängt programmet/appen finns det inte längre möjlighet att ansluta utifrån.